Keraton Yogyakarta Simpan 2 Juta Arsip, Baru 60 Ribu yang Mampu Diolah

KORANBERNAS.ID, YOGYAKARTA – Keraton Yogyakarta sebagai institusi kerajaan dan budaya banyak menyimpan catatan penting. Tidak kurang terdapat 2 juta arsip, hingga saat ini baru mampu dikelola atau diolah sejumlah 60 ribu.

“Masih jauh,” ungkap  KRT Widya Candra Ismayaningrat, Carik/Sekretaris KHP Widya Budaya Keraton  Yogyakarta, Kamis (16/11/2023) di Keraton Yogyakarta, saat menerima kunjungan peserta Wisata Arsip Angkatan V Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah (DPAD) DIY.

Didampingi KRT Rinta Iswara selaku Penghageng II KHP Widya Budaya, di hadapan 25 peserta berasal dari wartawan media online, influencer maupun pegiat sosial media (sosmed), dia menjelaskan pengolahan arsip meliputi alih media arsip, restorasi arsip dan layanan akses arsip.

Selain tersimpan arsip dari zaman Sultan HB V tentang perjanjian tukar guling tanah maupun arsip pengunduran diri Paku Alam sebagai wali raja zaman Sultan HB IV, juga masih banyak arsip lainnya yang belum bisa diakses.

Proses digitalisasi arsip di Keraton Yogyakarta. (sholihul hadi/koranbernas.id)

Disebutkan, arsip yang tersimpan dan terawat di KHP Widya Budaya tertua tahun 1800-an pada masa Sri Sultan HB III. KHP Widya Budaya juga menyimpan puluhan manuskrip atau naskah kuno.

Sebagian besar ditulis dengan aksara Jawa, sebagian lagi tertulis dengan aksara Jawa namun ketika dibaca ternyata berbahasa Belanda. Selebihnya tertulis dengan aksara Arab dan Pegon.

Menurut dia, ini hanya sebagian kecil saja sebab tidak sedikit naskah kuno hingga saat ini masih berada di Inggris dan Belanda. Berbagai upaya telah dilakukan untuk mengembalikan naskah-naskah yang dijarah pada masa lalu itu. Belum lama, tim dari DPAD DIY bersama Wakil Gubernur DIY Paku Alam X berkunjung ke Belanda dan Inggris.

“Kelemahan kita kurang menghargai arsip, surat dan dokumen. Kadang-kadang dokumen pribadi saja perawatannya kurang,” kata KRT Widya Candra menjawab pertanyaan tentang upaya merestorasi dan mengakses arsip naskah-naskah kuno serta bagaimana prosedurnya.

Moh Ali Pitoyo, arsiparis serta penanggung jawab restorasi DPAD DIY menunjukkan arsip yang berhasil direstorasi. (sholihul hadi/koranbernas.id)

KRT Rinta Iswara menambahkan, tugas pokok dan fungsi KHP Widya Budaya di antaranya melaksanakan pengelolaan arsip, pengelolaan bahan pustaka, melaksanakan pawiyatan/pelatihan dan melaksanakan upacara-upacara adat seperti labuhan, jamasan serta upacara gerebeg.

Khusus layanan akses arsip, lanjut dia, pengguna arsip dapat berkirim surat terlebih dahulu yang ditujukan kepada KHP Panitra Pura. Setelah mendapat izin bisa langsung berkunjung ke KHP Widya Budaya.

Dari Keraton Yogyakarta, peserta Wisata Arsip berkunjung ke depo arsip DPAD DIY mengamati langsung dan mendapat penjelasan tentang beberapa hal terkait pengelolaan arsip statis di DPAD DIY, mulai dari proses pengolahan, preservasi dan layanan akses.

Mereka mempraktikkan secara langsung kegiatan restorasi arsip dengan cara laminasi maupun proses penelusuran dan penyajian arsip statis yang dibutuhkan.

Rakhmat Sutopo (kanan) mendampingi peserta Wisata Arsip ke Keraton Yogyakarta. (sholihul hadi/koranbernas.id)

Peserta juga diajak melihat pameran arsip “Sumbu Filosofi sebagai Warisan Budaya Dunia” yang digelar di Lobby Gedung Depo Arsip DPAD DIY Jalan Janti Banguntapan Bantul.

Terakhir, peserta diajak tour ke Diorama Arsip Jogja selama 90 menit dan memasuki 18 ruangan sesuai dengan storyline.

Diorama Arsip Jogja berisi tentang sejarah Yogyakarta dalam kurun waktu 430 tahun sejak berdirinya Kerajaan Mataram pada Masa Panembahan Senopati hingga Era Keistimewaan.

Menariknya, arsip-arsip yang disajikan di setiap ruangan itu dilengkapi berbagai teknologi seperti hologram, fogscreen dan Augmented Reality (AR).

Kepala Bidang Pengolahan Arsip Statis DPAD DIY, Rakhmat Sutopo didampingi Ketua Tim Kegiatan Wisata Arsip, Yurika, menjelaskan melalui wisata arsip diharapkan masyarakat semakin mengerti dan memahami jenis-jenis dan arti penting keberadaan arsip.

Selain itu, juga mengetahui khazanah arsip statis yang disimpan di Keraton Yogyakarta maupun DPAD DIY dan cara mengaksesnya. (*)