DPRD Jateng Hadirkan SITAMAN untuk Permudah Tamu Berkunjung
Bekti Maharani 
KORANBERNAS.ID, SEMARANG–DPRD Jawa Tengah menghadirkan SITAMAN atau Sistem Informasi Tamu, sebuah aplikasi sebagai pengembangan layanan publik milik Sekretariat DPRD Jateng.
Aplikasi tersebut, ditujukan kepada masyarakat supaya tak ribet dalam urusan permohonan surat menyurat perizinan akses bertamu di Gedung Berlian.
Selama itu, segala permohonan bertamu terutama kepada DPRD Jawa Tengah baik itu audensi, studi komparasi, edukasi (parliament tour/study tour), termasuk mau unjuk rasa melalui surat yang dikirim kepada Sekretariat.
“Kami ingin permohonannya lebih dipermudah melalui sebuah aplikasi yang bisa diakses oleh khalayak melalui personal computer (PC)/ laptop dan telepon pintar (smartphone),” jelas Kepala Subbagian Protokol Bag. Humas Sekretariat DPRD Jateng, Donny A Kurnianto, SE MM.
Dijelaskan, bahwa SITAMAN atau Sistem Informasi Tamu Gedung Berlian hadir dari hasil identifikasi masalah dan analisis dampak perubahan pada tiap komponen serta adopsi hasil studi lapangan. Terlebih lagi, pengembangan aplikasi web tersebut menjadi salah satu bagian dari 10 program prioritas Pj Gubernur 2024 yakni pengembangan layanan publik dengan Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE).
“Selama ini kami berkutat pada hal prosedur atau tindakan terperinci (protokol) di Gedung DPRD Jateng ini, belum ada sistem yang terintegrasi dalam pengelolaan tamu berkunjung di Kantor DPRD Provinsi Jawa Tengah,” jelas Donny yang juga penggagas aplikasi tersebut.
Pencatatan tamu berkunjung masih secara manual, maka pada kesempatan ini kami mengajukan aksi perubahan berupa Pengelolaan Kehadiran Tamu Gedung Berlian melalui Sistem Informasi (web based) di Sekretariat DPRD Provinsi Jawa Tengah.
Kepala Subbagian Protokol Bag. Humas Sekretariat DPRD Jateng, Donny A Kurnianto memaparkan informasi terkait SITAMAN. (dokumentasi Humas DPRD Jawa Tengah)
Pada aplikasi itu, segala permohonan akan terinput secara otomatis pada admin data. Cara mengaksesnya, kata dia, masyarakat tinggal mengklik laman https://dprd.jatengprov.go.id/sitaman atau pindai (scan) QR Code.
Cara mengisi aplikasi yaitu setelah mengklik alamat laman tersebut, maka pada halaman depan pemohon diminta mengisi nomor whatsApp (WA) atau nomor telepon/email. Selanjutnya klik pada tombol daftar. Akan muncul form online untuk diisi berupa nama instansi, nara hubung (contact person), email, tanggal berkunjung, jam, jumlah peserta berkunjung. Untuk jenis kunjungan, bisa dipilih yakni kunjungan dinas, studi banding, studi tiru, parlement tour, audensi, demontrasi. Pemohon juga wajib mengisikan maksud serta tujuan.
“Supaya protokol kunjungan tetap berlaku sesuai prosedur maka pihak pemohon menyertakan surat yang sudah dilegalkan berupa cap/stempel beserta tanda tangan pihak penanggungjawab (ketua/kepala instansi atau lembaga). Surat tersebut selanjutnya dipindai atau di-scan untuk di-upload pada kolom yang disediakan. Bila sudah lengkap tinggal dikirim,” urai Donny.
Harapannya DPRD Jawa Tengah ini bisa menjadi Lembaga yang terbuka, welcome kepada siapa saja, masyarakat dengan mudah. Aplikasi ini sudah mendapat dukungan dari Sekretaris DPRD untuk nanti diintegrasikan dengan program Sipelawan,” ucapnya.(adv/anf)
